Datenschutzerklärung

Stand: 31. Oktober 2026

Verantwortlicher

Worum es geht

Diese Website informiert über softklick. Sie setzt keine Cookies, verwendet keine Analyse- oder Tracking-Dienste und bindet keine Inhalte von Drittanbietern ein. Die Schriften liegen auf unserem eigenen Server. Beim Besuch werden nur die Daten verarbeitet, die für die Auslieferung der Seite technisch nötig sind.

Das Kundenportal, das wir Kundinnen und Kunden während eines Projekts zur Verfügung stellen, ist eine eigene Anwendung und nicht Teil dieser Website. Für sie gilt der Abschnitt „Kundenportal“, für unsere Kontaktverwaltung der Abschnitt „Kontaktverwaltung und Google-Anbindung“.

Hosting

Die Website läuft auf einem Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen. Der Server steht in einem Rechenzentrum in Deutschland. Hetzner verarbeitet die beim Aufruf anfallenden Daten in unserem Auftrag auf Grundlage eines Vertrags über Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Für das Hosting findet keine Übermittlung in Länder außerhalb der Europäischen Union statt.

Daten beim Aufruf

Bei jedem Aufruf übermittelt Ihr Browser automatisch die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Seite, die übertragene Datenmenge, Browsertyp und Betriebssystem sowie die zuvor besuchte Seite (Referrer). Diese Angaben werden verarbeitet, um die Website auszuliefern und ihren stabilen und sicheren Betrieb zu gewährleisten, und zwar nur für die Dauer des Aufrufs. Zugriffsprotokolle (Server-Logdateien) schreiben wir nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb. Die Angaben werden nicht mit anderen Daten zusammengeführt.

Verschlüsselung

Die Verbindung zu dieser Website ist per TLS verschlüsselt (erkennbar am „https” in der Adresszeile). Daten, die zwischen Ihrem Browser und unserem Server übertragen werden, können dabei nicht von Dritten mitgelesen werden.

Kontakt-Links und Verweise

Auf der Startseite gibt es einen Knopf und Links, die Ihr E-Mail-Programm oder Ihr Telefon öffnen (mailto: und tel:). Dabei wird nichts an unseren Server gesendet. Erst wenn Sie die E-Mail in Ihrem Programm abschicken, erreicht sie uns, und es gilt der folgende Abschnitt „Kontakt per E-Mail“. Die Kacheln im Bereich „finanzklick“ verlinken auf finanzklick.com. Diese Website lädt Ihr Browser erst, wenn Sie auf eine Kachel klicken; für sie gilt deren eigene Datenschutzerklärung.

Kontakt per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail schreiben, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, den Inhalt Ihrer Nachricht und die Angaben, die Sie uns mitteilen, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage auf einen Vertrag zielt, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser Interesse an der Beantwortung von Anfragen. Wir speichern Ihre Nachricht, solange die Bearbeitung dauert, und darüber hinaus nur, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten das verlangen. E-Mails werden ohne Ende-zu-Ende-Verschlüsselung übertragen. Vertrauliche Inhalte sollten Sie uns deshalb nicht per E-Mail schicken.

Unser E-Mail-Postfach läuft über Google Workspace. Auftragsverarbeiter ist die Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland. Dabei können die Daten auch an die Google LLC in den USA übermittelt werden. Grundlage dafür ist der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10. Juli 2023 zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), nach dem die Google LLC zertifiziert ist.

Anfragen, die für eine Geschäftsbeziehung in Betracht kommen, legen wir zusätzlich in unserer eigenen Kontaktverwaltung ab. Sie läuft auf einem Server der Hetzner Online GmbH in Deutschland (siehe Abschnitt „Hosting“), dort werden die Nachricht und die Angaben daraus gespeichert. Wir löschen sie, sobald die Anfrage erledigt ist und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Kontakt per Telefon

Wenn Sie uns anrufen, verarbeiten wir Ihre Telefonnummer, sofern sie übermittelt wird, und die Angaben, die Sie uns im Gespräch machen, um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Rechtsgrundlage und Speicherdauer richten sich nach dem Abschnitt „Kontakt per E-Mail“. Gespräche zeichnen wir nicht auf.

Kontaktverwaltung und Google-Anbindung

Unsere Kontaktverwaltung (siehe Abschnitt „Kontakt per E-Mail“) ist mit Google Workspace verbunden. Mitarbeitende von softklick melden sich dort mit ihrem Google-Konto an und erlauben der Kontaktverwaltung den Zugriff auf ihr Gmail-Postfach und ihren Google Kalender. Die Zugriffsschlüssel, die Google dafür ausstellt (Refresh-Tokens), speichern wir verschlüsselt (AES-256) auf dem Server der Hetzner Online GmbH.

Gmail. Die Kontaktverwaltung gleicht die verbundenen Postfächer alle paar Minuten ab. Nachrichten, in denen die E-Mail-Adresse eines bei uns geführten Kontakts als Absender oder Empfänger vorkommt, übernehmen wir mit Betreff, Text, Zeitpunkt und den Angaben zu Anhängen in die Kontaktverwaltung und ordnen sie dem Kontakt zu. Beim ersten Abgleich eines Postfachs holen wir auf diese Weise Nachrichten der letzten 365 Tage nach. Alle übrigen Nachrichten speichern wir dort nicht, sie werden nur angezeigt, wenn ein Mitarbeitender das Postfach in der Kontaktverwaltung öffnet. Antworten und Nachrichten an Kontakte versenden wir aus der Kontaktverwaltung über Gmail. Außerdem verschickt die Kontaktverwaltung interne Benachrichtigungen an Mitarbeitende über unser Postfach info@softklick.com. Diese Benachrichtigungen enthalten bewusst keine Angaben zur Person des Kontakts.

Google Kalender. Die Kontaktverwaltung liest die Termine der verbundenen Konten für einen Zeitraum von 14 Tagen zurück und 90 Tagen voraus und hält sie nur im Arbeitsspeicher, nicht auf der Festplatte. Legt ein Mitarbeitender aus der Kontaktverwaltung einen Termin an, entsteht er im Google Kalender, und Google schickt die Einladung an die eingetragenen Teilnehmer, auf Wunsch mit einem Google-Meet-Link.

Zweck ist die Bearbeitung von Anfragen und die Pflege der Geschäftsbeziehung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Kommunikation auf einen Vertrag zielt, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser Interesse an einer geordneten Bearbeitung von Anfragen. Google verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter nach den Angaben im Abschnitt „Kontakt per E-Mail“. Übernommene Nachrichten löschen wir zusammen mit dem Kontakt, sobald die Anfrage erledigt ist und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Mitarbeitende können den Zugriff jederzeit in ihrem Google-Konto widerrufen.

Kundenportal

Kundinnen und Kunden von softklick können für die Dauer eines Projekts ein Kundenportal nutzen. Dort stellen wir Updates zum Projektstand, Dokumente, Aufgaben und einen Nachrichtenverlauf bereit, Sie können Dateien hochladen, Bilder und Dokumente markieren und kommentieren sowie Freigaben erteilen. Das Portal läuft auf einem Server der Hetzner Online GmbH, auf dem auch diese Website läuft (siehe Abschnitt „Hosting“). Die Nutzung ist freiwillig, die Abstimmung zum Projekt ist weiterhin auch per E-Mail möglich.

Welche Daten. Für Ihren Zugang speichern wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort, das Passwort nur als Hash (scrypt). Dazu kommen Ihre Inhalte im Portal: hochgeladene Dateien (bis zu 50 MB je Datei), Nachrichten, Kommentare, Markierungen, erledigte Aufgaben und Freigaben mit Zeitstempel sowie der Zeitpunkt Ihres letzten Logins. Der Dateityp wird beim Hochladen geprüft.

Cookie. Das Portal setzt ein einziges Cookie, das Sitzungscookie „__Host-sp“. Es enthält eine zufällige Kennung, die Sie als angemeldet ausweist, und ist als HttpOnly, Secure und SameSite=Lax gesetzt. Auf unserer Seite speichern wir von dieser Kennung nur den Hash. Das Cookie ist technisch erforderlich, damit Sie angemeldet bleiben. Die Sitzung endet 14 Tage nach Ihrer letzten Aktivität oder wenn Sie sich abmelden. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, eine Einwilligung ist deshalb nicht erforderlich. Es gibt keine Analyse- und keine Werbecookies.

Hinweise per E-Mail. Gibt es im Portal Neues, schicken wir Ihnen höchstens einmal pro Stunde und Projekt eine E-Mail mit der Zahl der neuen Einträge und einem Link ins Portal, ohne Inhalte aus dem Projekt. Sie wird über unser Postfach bei Google Workspace versendet (siehe Abschnitt „Kontakt per E-Mail“).

Zweck und Rechtsgrundlage. Wir verarbeiten die Daten, um das Projekt mit Ihnen abzuwickeln und abzustimmen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Sicherheitsmaßnahmen des Portals, etwa die Begrenzung von Fehlversuchen beim Login anhand der IP-Adresse, die wir höchstens 15 Minuten im Arbeitsspeicher halten, stützen wir auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Speicherdauer. Ihr Zugang ist befristet. Mit dem Abschluss eines Projekts endet er 30 Tage später, sofern wir ihn nicht verlängern. Danach ist keine Anmeldung mehr möglich. Projektdaten und Dateien im Kundenportal löschen wir sechs Monate nach Abschluss des Projekts; gesetzliche Aufbewahrungspflichten (etwa für Rechnungen) bleiben unberührt. Sicherungskopien erstellen wir täglich und behalten die letzten 14 Stände; im Portal gelöschte Dateien liegen danach noch bis zu 14 Tage in der Sicherung. Ein Zugriffsprotokoll mit IP-Adressen führen wir auch für das Portal nicht: Weder der vorgeschaltete Webserver noch das Portal speichern die IP-Adresse. Zum Schutz vor wiederholten Anmeldeversuchen zählt das Portal die Versuche je IP-Adresse ausschließlich im Arbeitsspeicher; nach einem Neustart ist der Zähler leer. Gespeichert werden nur Fehlermeldungen ohne IP-Adresse, in Protokolldateien, die nach Größe rotieren: je Dienst höchstens drei Dateien zu je 10 MB, danach wird die älteste überschrieben.

Keine Cookies, keine Analyse

Diese Website setzt keine Cookies. Das Kundenportal setzt ein Sitzungscookie, siehe dort. Auf dieser Website kommen keine Analyse-Werkzeuge, keine Werbenetzwerke und keine Social-Media-Plugins zum Einsatz. Im Speicher Ihres Browsers legt die Seite nichts ab. Eine Einwilligung ist deshalb nicht erforderlich, und es gibt kein Cookie-Banner.

Ihre Rechte

Sie haben uns gegenüber folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), etwa bei der Behörde an Ihrem Wohnort oder an unserem Sitz. Für alle Anliegen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter der oben genannten E-Mail-Adresse.

Widerspruchsrecht

Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, jederzeit aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 DSGVO). Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe dafür nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Ein formloser Hinweis an die oben genannte E-Mail-Adresse genügt.

Sollten Sie uns künftig eine Einwilligung erteilen, können Sie sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Website oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.